Рост автопарка привел к резкому увеличению ручного труда:

Обработка огромного количества бумажных путевых листов.
Ручной перенос данных в SAP (учет топлива, отметки инспекций).
Постоянные ошибки водителей при заполнении и их исправление.
Невозможность реализации оперативного внутрикорпоративного каршеринга из-за отсутствия актуальной информации о занятости машин в течение дня.

Было очевидно, что для масштабирования необходима комплексная цифровая платформа.

Критерии выбора и решение

Были сформулированы требования к платформе:

Автоматизация учета путевых листов.
Система бронирования транспорта.
Проведение электронных инспекций.
Учет неисправностей и повреждений.
Обязательная интеграция с SAP.

Исполнителем была выбрана ГК «Infinium». Совместная рабочая группа сфокусировалась на ключевых задачах:

Разработка системы бронирования с интерфейсом.
Реализация бесключевого доступа в автомобили.
Создание общей базы неисправностей в реальном времени.

Процесс внедрения и интеграция с SAP

После интеграции с поставщиками топлива и пилотного тестирования с установкой приборов мониторинга была проведена масштабная работа по интеграции первичных электронных данных в SAP.

Внедренные инструменты контроля:

Контроль показаний одометра, уровня топлива и заряда.
Контроль незарегистрированных поездок.
Контроль злоупотреблений бронированиями.
Контроль неисправностей в реальном времени.
Контроль пробега до ТО, учет шин, АКБ и документов.
Ключевое решение: «Робот-бухгалтер» для автоматического списания топлива в SAP

Эксперты Infinium предложили решение, позволяющее формировать документы для списания топлива в один клик, полностью автоматически и без ручных корректировок. Оно основано на отказе от неэффективного нормирования и использовании списания по факту с помощью умной автоматизации.

Почему списание по нормам неэффективно:

Не учитывает индивидуальные особенности вождения.
Нормативный расход почти никогда не совпадает с реальным.
Требует постоянных ручных корректировок бухгалтерией.

Как работает умная автоматизация списания по факту

Для реализации нужны три элемента:

Мобильное приложение BTS Driver для автоматической регистрации поездок.
CAN-шина или ДУТ для автоматического сбора данных о пробеге и уровне топлива.
Специальный алгоритм, который нивелирует неизбежные погрешности данных и суточные колебания уровня топлива.

Принцип работы: Система фиксирует точный уровень топлива на начало и конец периода. Алгоритм математически обрабатывает данные между поездками, формируя корректную ведомость, готовую к автоматической проводке в SAP. Это экономически обоснованный и законодательно корректный метод.

Отказ от путевых листов: цифровые альтернативы

С 2018 года путевые листы не являются обязательными. Их исторические функции теперь выполняют цифровые решения:

Регистрация поездки — мобильное приложение BTS Driver.
Фиксация показаний — CAN-шина и интеграция с сетями АЗС через API.
Подтверждение допуска — электронные журналы допусков. Именно их, а не путевые листы, чаще всего запрашивает инспекция на дороге.

Достигнутые результаты

Полная цифровизация приема-передачи автомобиля через электронную инспекцию в приложении.
Внедрение системы бронирования с SMS-оповещением.
Автоматизация учета неисправностей с возможностью добавления фото и комментариев водителем.
Полный переход от бумажных к электронным путевым листам и журналам допусков.
Автоматизация списания топлива и расчета по нормам.
Существенное снижение трудозатрат на обработку документов и отчетности.

Планы на будущее

Компания планирует внедрить систему OptiDriving от Infinium для повышения культуры вождения, что приведет к дополнительной экономии топлива и снижению износа автомобилей.

Кейс компании А1: Автоматизация управления автопарком и «робот-бухгалтер» для списания топлива