Как одним инструментом контролировать автопарк при 400 ежедневных выездах без потери качества доставки

Вячеслав Черноусов — заместитель руководителя направления «последней мили» компании «Spacelogistic», титульного перевозчика Wildberries и Ozon в Беларуси

Вступительное слово

Коллеги, добрый день. Меня зовут Вячеслав. На сегодняшний день я являюсь заместителем руководителя логистики компании «Spacelogistic». Темой сегодняшнего выступления будет ответ на вопрос: как один механик полностью справляется с контролем автопарка при 400 ежедневных выездах?

Особенности круглосуточной логистики компании «Spacelogistic»

Для начала хотел бы сказать пару слов в целом о нашей компании. Затем озвучу проблемы, с которыми мы столкнулись в момент роста компании — увеличение парка и так далее. Затем озвучу варианты, предложенные решения компанией «БелТрансСпутник». И, конечно же, разберу итоговый результат всех наших взаимодействий.

На сегодняшний день, пожалуй, сложно представить человека, который ни разу не заказывал либо не слышал хотя бы о маркетплейсах. То есть, как я и сказал, мы являемся основным перевозчиком компании «Wildberries» как в Республике Беларусь, так и за ее пределами. Помимо этого, с недавних пор мы являемся перевозчиком «Ozon» по Минску, но в дальнейшем перспективы большие. Помимо маркетплейсов, мы являемся официальным партнером и перевозчиком торговой сети «Три Цены», что тоже не менее важно.

Для понимания общих масштабов нашей работы, попрошу взглянуть на слайд. Здесь указаны пункты выдачи заказов, в том числе и «Wildberries», в основном, конечно, «Wildberries», по всей Республике. Помимо Республики, за ее пределами мы работаем на основных логистических объектах в Москве, Петербурге, Смоленске, Белгороде, Курске и с недавних пор «забрали» еще Казахстан: Алматы и Астана.

Наша особенность, конкретно нашей доставки, в том, что мы перевозим товар и посещаем пункты 7 дней в неделю, круглые сутки, в том числе в ночное время. Каждый пункт, для примера, по Минску развозится от 8 до 12 раз ежесуточно 7 дней в неделю, как я сказал.

Используемый транспорт для доставки, в нашем случае, это малотоннажный транспорт кубатурой от 15 до 20 метров кубических. Наемный и собственный транспорт у нас варьируется: 60 на 40% в пользу наемного. Но с учетом постоянного роста объемов это отличный результат, потому что буквально год назад это было 30 на 70%, но при этом объем был гораздо ниже. Соответственно, на сегодняшний день собственный парк составляет более 100 постоянно обновляющихся единиц.

Анализ проблемных точек при расширении автопарка и ключевые решения

Но так, конечно, было не всегда. Как раз-таки во время активного роста компании появился ряд проблем, с которыми мы столкнулись. Примерно после 15 автомобиля стало ясно, что контролировать банально последовательность круглые сутки невозможно. А так как последовательность развоза пунктов — это один из основных показателей нашей мотивации от заказчика, соответственно, нужно было с этим что-то делать.

Вторым, но не менее важным вопросом были постоянные проблемы с товарно-материальными ценностями автомобилей. Что это значит? Есть полностью укомплектованный автомобиль, но рано или поздно почему-то не доставало каких-то запасных колес, домкрата, аптечки и так далее. Куда-то они пропадали. И найти крайнего при экипажной работе водителей, когда 2-3 человека у вас на машину, очень сложно. Найти крайнего без какой-то системы приемки автомобиля. Совершенно в то же время появились холостые пробеги, то есть пробеги помимо рейса стали также возрастать. Это огромная статья затрат при таких пробегах ежесуточных. Соответственно, нам необходимо было этот вопрос также решать. Самое важное при таких пробегах — это расход топлива и понимание фактических расходов.

После 15 машин примерно стало ясно, что водители все-таки хитрые, могут придумать различные схемы, чтобы обойти, недолить, перелить. Необходимо было четко и автоматизировано решать эту проблему. Также нарушение ПДД, штрафы, фотофиксации и, конечно же, контроль режима труда и отдыха каждого из водителей. Потому что, как я сказал, на ежесуточные доставки наше законодательство строго устанавливает рамки, сколько часов водитель может и вправе проработать за месяц.

BTS Driver — контроль приема-передачи транспорта и устранение спорных ситуаций

Переходим к предложенным решениям компании «Infinium». Первым и основным по сей день является, конечно же, мобильное приложение BTS Driver. Что позволило сделать BTS Driver конкретно для нас?

В первую очередь, полный контроль процесса приема-передачи автомобиля. Что в него входит? Все понимают. То есть, возможно, кто-то ездит на каршеринге, я думаю, многие, а если кто-то не понимает, объясню. При необходимости использования автомобиля водителем он для начала бронирует его в специальном приложении из доступного ему списка. Соответственно, списки распределяются по городу, например, колонны. Возьмем Минск. Сотрудник выбирает из списка автомобиль, после чего при приемке автомобиля он отвечает на четкий чек-лист, который вы можете подстроить под себя. Соответственно, все необходимые нюансы и мелочи вы можете учесть в этом чек-листе. Также водитель отмечает необходимые повреждения, либо неисправности автомобиля, о которых он не знал. Я уже упоминал, может быть и три водителя на одну машину. Водитель банально отдавал автомобиль своему сменщику, повреждений не было. Приезжает подогнуто крыло. Все просто. Соответственно, отмечает.

Преодоление сопротивления при автоматизации контроля автопарка

Второй момент. Мы сразу же решили в мобильном приложении использовать связки с мониторинговой системой и датчиками CAN-шин. Касательно процесса самого внедрения. Перед нами стояла по-настоящему непростая задача. Действительно, после того, как водители работали по факту без какого-либо контроля, переходить на четкую и фиксированную работу, когда тебе нужно отчитываться чуть ли не за каждое действие, для многих стало критичным. Соответственно, пришлось поменять незначительную часть «старичков» штата, который работает достаточно продолжительное время, только по этой причине. К сожалению, да. Без этого никуда.

Происходило все поэтапно, и первые результаты были получены примерно через месяц после внедрения программы. Как сейчас помню, было выявлено несколько обнаружений факта скрытия повреждения автомобиля и одна пропажа запасного колеса, то есть ТМЦ. Все виновные были наказаны.

Цифровизация отчетов по технике, топливу и пробегам

Следующим этапом мы решили за приложением внедрить основные отчеты. Многие из нас ими пользуются. Я назову три-четыре отчета, которые помогают нам с нашей ежесуточной доставкой использовать минимум сотрудников для понимания ситуации автопарка.

То есть на сегодняшний день первым отчетом я бы назвал, конечно, техническое состояние автомобиля. У нас на ежедневной основе выгружается отчет с путевыми листами, только теми, в которых была отмечена либо неисправность, либо серьезное повреждение. Соответственно, на ежедневной основе все автомобили механик обрабатывал вручную. И как минимум не было необходимости 400 путевых листов проверять и смотреть каждую фотографию. Водители сто процентов могли что-то не отметить, но в таком случае рано или поздно это обнаружится. И водитель, который как раз-таки отметил первое повреждение, снимает с себя полностью всю ответственность. И тут уже, извините, ребята, берем того, кто последний не отметил.

Следующим и основным отчетом является расход топлива. Простейшая мотивация водителей связана с пережегом топлива либо его экономией, то есть, где он получает плюс, либо наоборот. Третий и не менее важный отчет — это перепробеги, о которых я говорил ранее. На своих огромных пробегах мы поняли, что водители не все «оптимизированно живут». То есть: от склада он ехал домой 40 километров, потом назад 40 на склад. При таких восьми выездах машины в сутки вы сами понимаете, какие пробеги холостые. Соответственно, были введены четкие километражи на каждый из маршрутов. Для понимания: водитель знает, он проехал свой фиксированный кругорейс, вернулся, и у него есть, например, 20 километров доехать до дома. Все. Если он понимает, что он не укладывается доехать до дома и назад, соответственно, это его проблема. Он оставляет либо в каком-то месте автомобиль, либо ждет на складе в нем. Потому что, как я сказал, нет у нас баз, у нас машины не стоят столько времени.

Оценка эффективности каждого водителя

Режим труда и отдыха также не менее важная задача в компании, потому что работать официально по законодательству — это наша обязанность, условно и не условно. После организации контроля режима труда и отдыха, используя платформу «Infinium» и данные CAN-шины, мы стали понимать, сколько водитель ежесуточно проводит времени на стоянке у дома, то есть в отдыхе между рейсами. Понимали, сколько водитель находится в рейсах и могли, например, по разным водителям измерять длительность одного и того же рейса, анализируя эффективность каждого водителя.

Также хочу сказать об уменьшении объемов операционной работы механика, потому что графики, табели водителей также у нас помогает делать механик. По таким же таблицам можно сделать табель водителя за прошедший месяц и проанализировать.

Оптимизация операционной работы механика

Хотел бы еще отметить множество удобных отчетов, помимо этих. Это отчеты, точнее, не отчеты, а автоматическое оповещение о гостехосмотрах, автоматическое оповещение «КАСКО» и страховок, ТО. Какой пробег остался, оповещение за пару тысяч километров до замены масла, замены ГРМ — основных каких-то технических обслуживаний. Помимо этого с нашей работой необходимо проводить дополнительные ТО, не только регламентные. Они проводятся, по большей части, для диагностики автомобилей, поэтому составлен график по километражу. Совокупность отчетов позволила по максимуму оптимизировать операционные работы механика и по итогу сократить штат до одного человека, который курирует автомобили один и это действительно продуктивно.

Еще один пример окупаемости на основании отчета из нашего опыта. Была отметка водителем о странном шуме от правого колеса при езде. Механик, понимая, что дело, скорее всего, в ступичном подшипнике, оперативно снимает автомобиль с линии, после чего незамедлительно устраняет поломку. При снятии подшипника было ясно, что он уже практически рассыпался. Никому не стоит и не нужно объяснять, что бы могло случиться с автомобилем на загородной дороге зимой и даже летом. Я думаю, этот единственный пример, он вполне себе уже окупает данную отчетность.

Хотел бы кратко рассказать о результатах нашей совместной работы с компанией «Infinium», потому что по сей день мы используем все введенные нами отчеты и рекомендованные меры.

Итоги работы: оптимизация использования ТС (снижение простоев и расхода топлива), рост производительности, контроль труда и отдыха, анализ работы водителей

Да, это было нелегко с нашей работой, но по итогу вот этот период для нас был полезным и нужным. В дальнейшем мы продолжим наше развитие с компанией «Infinium».

Касательно результатов, вернусь к ним. Первый результат, как мы и хотели, это полный контроль водителя в рейсе и понимание состояния, технического состояния в общем автомобилей для того, чтобы мы могли это отслеживать. Как я и сказал, мы видим, например, финансовое падение результатов на одном из маршрутов. Что могло пойти не так? Первичное, что мы отслеживаем: последовательность посещения точек на маршруте, сколько водитель стоял на каждой из этих точек. У нас жесткая мотивация, нормативная и динамичная.

Второе и не менее важное — это учет фиксации ТМЦ. Да, возможно, это покажется мелочью, но когда столько автомобилей и столько водителей проходит через загрузки, эта утеря достаточно ощутимая, соответственно, для нас это было также важно.

Снизили порожние перепробеги более чем на 20%. По-моему, даже в некоторых регионах и на 30%, потому что даже банально поменяв водителей экипажами и маршрутами, мы поняли, что мы можем на этом соптимизировать в районе 15% перепробегов. Снижение расхода топлива в среднем, конечно же, в районе 20%. Мы стали понимать фактические нормы, могли их оценивать и сравнивать с нормами, которые установлены по законодательству нашим транспортным отделам. И, соответственно, смогли ввести мотивацию для водителей: депремирование, премирование на основании хотя бы этих отчетов.

Дальше сильно упростился мониторинг нарушений ПДД, и в это же время мы ввели дополнительно к штрафам на еженедельной основе понимание эффективности водителей. То есть, если водитель нарушает на одном и том же участке маршрута, точнее, делает тысячу нарушений, то второй водитель, например, только 17. Это позволило сделать систему премирования-депремирования.

Увеличилась выработка транспорта. За счет чего? Объясню. Те же отчеты, понимание простоев автомобилей нам давали понять, что водитель стоит 10 часов дома в среднем между рейсами. Мы понимаем, в случае даже роста объемов из-за какого-то праздника, акций на «Wildberries», мы уверены в том, что этот маршрут у нас с запасом хорошим, и водитель успеет сделать круг. Пусть он отдохнет, но еще раз выедет.

Второй вариант. Это дает оперативно реагировать на любые проблемы, которые могут быть связаны на других маршрутах. Например, поломка автомобиля на одном из маршрутов. Оперативно «перетащили» туда маршрут, отправили водителя. Все. Проблемы не было. Перегруз автомобиля, ДТП, не дай бог, где-то на трассе. Также отправили автомобиль из дома, он за эти 10 часов помог все развести, все закончил.

Еще два простых примера нашей работы. Таких понятий как: завтра завезти, через 3 часа — у нас нет. У нас каждая минута ведет к соотношению – коробка/час.

И последнее, не менее важное — это нормализация и контроль режимов труда и отдыха. Полная оптимизация до минимума. Сейчас работает в районе 200 водителей. Благодаря решениям «Infinium» табели по ним оформляются всего за пару часов в месяц. То есть очень быстро это происходит. Формы «подтянули» — и все классно. Также для нас очень важно иметь возможность на основании отчетов оперативно принимать решения, что играет стратегическую роль. Именно совокупность отчетов. Тяжело выделить что-то конкретное. Для финансового результата, наверное, это было топливо. Для совокупности работы, это все отчеты. Потому что каждый по-своему вносил свою лепту.

ВОПРОСЫ:

ВОПРОС 1. Вы сказали про нормализацию режима труда и отдыха. И также вы обмолвились о том, что доставляете, в том числе ночью. Скажите, пожалуйста, ваши водители работают по какому графику?

– Олег Шкляник, «ДиасАвто». Вячеслав, вы сказали про нормализацию режима труда и отдыха. И также вы обмолвились о том, что доставляете в том числе ночью. Скажите, пожалуйста, ваши водители работают по какому графику?

ОТВЕТ

–  Я же говорил. У нас есть 2 водителя в экипаже. Есть 3. То есть в зависимости от протяженности маршрута, затраченного времени на маршрут может быть и 3 водителя. То есть он съездил в рейс, например, один через три, получается. Один через два. Может быть 2-2, может быть 2-2-3. То есть все индивидуально в зависимости от сложности маршрута.

– Вы в Брест доставляете из Минска?

— Сейчас в Бресте у нас уже РЦ открылся. Года 2 назад доставляли еще из Минска.

– Окей, Гомель?

– Из Гомеля.

– Хорошо. Самая дальняя точка от Минска?

– Наверное, Браслав.

ВОПРОС 2. Браслав. Наверное, многие из нас знают эту дорогу, да? Очень непростая. Сколько времени ночью водитель может находиться за рулем?

– Прекрасно. Браслав. Наверное, многие из нас знают эту дорогу, да? Очень непростая. Сколько времени, вот, ночью водитель может находиться за рулем?

ОТВЕТ

– Вы имеете ввиду находится или находиться?

– Должен находиться. Ну, мы же говорим о том, что работаем с точки зрения законодательства.

– Я занимаюсь логистикой, как было озвучено. Прям точные нормы законодательства я вам сейчас не назову.

– Хорошо. У Вас в Браслав и назад водитель едет с отдыхом или без ночью?

– То есть отдых после разгрузки полной на дальнем пункте? Конечно, обязательно.

ВОПРОС 3. В табеле ставится фактическое время, отработанное водителем?

– Добрый день, Юрий. «Брестский мясокомбинат». У меня вопрос, наверное, продолжу тематику режима труда и отдыха. Вы сказали про табелирование, правильно, да? Один механик составляет для 100 машин, для 200 водителей. Хорошо. В табеле ставится фактическое время, отработанное водителем?

ОТВЕТ

– Фактическое.

– А сколько часов в среднем получается в день?

– До десяти.

– А в месяц?

– Нет, я говорю про рабочие в месяц.

– В месяц 160 примерно, т.е. в зависимости от месяца.

– То есть с учетом того, что вы едете в Браслав, 12 часов водитель может сидеть за рулем, у вас все совпадает?

– Всё хорошо.

– Очень интересно. Хорошо, спасибо.

ВОПРОС 4. Каким образом вы обрабатываете случаи возврата товара? Учитываются ли возвраты при маршрутизации, фигурируют ли они в отчетности? Каким образом назначается транспорт с учетом наличия/отсутствия этих возвратов?

– Добрый день. Андрей Мыльников, «ОМА». У меня вопрос такой, он касается возврата. Все мы знаем, что маркетплейсы часто сталкиваются с тем, что покупатели часто хотят вернуть товар. Эта проблема актуальна, в том числе для нашей компании. Меня интересует: каким образом вы обрабатываете такие случаи? То есть у вас есть определенный пул заявок для снабжения ваших торговых объектов и на этом торговом объекте, например, находятся возвраты. Учитываются ли эти возвраты при маршрутизации, фигурируют ли они в отчетности? Каким образом, в целом, вообще транспорт назначается с учетом наличия/отсутствия этих возвратов?

ОТВЕТ

– Спасибо за вопрос. Конечно возвраты фигурируют и они порой достигают более 110% от того, что привезлось. То есть товары могут привезти — 100 коробок (условно берем в коробках для понимания), 110 коробок уедет возвратными с рейса. Проблема есть и она выстроена каким образом? Особенно в сезоны водители четко понимают, как я говорил, у нас круглосуточная доставка не одной машиной. Т.е. 3-4 машины на направление, соответственно каждый водитель знает: он забирает 4 пункта вот эти, потому что 4 пункта достаточно, чтобы «забить» полностью машину. Картон также с возвратами идет. Картон, которым оборачивает «Wildberries». Там в среднем 3-4 раза это минимум, поэтому что по итогу? Водитель приезжает, забирает и где-то получается так, что действительно он привез товара меньше, чем надо забрать, соответственно на обратном пути приходится заезжать, чтобы ПВЗ не были «забиты». Это наша учетность. Она ведется в приложении WB Drive, то есть приложение от нашего заказчика, соответственно оно чем-то похоже на всем известное приложение как от «Infinium». Мы им не пользуемся. У нас есть от заказчика похожее приложение. И там ведется учет товарных коробок. На каждой коробке есть qr-код, стикер, который необходимо отсканировать в обязательном порядке, так как оплата идет только за отсканированный товар. Также с возвратными коробками — только за отсканированные коробки считается заработная плата. Поэтому ПВЗ, например, 50 штук оставил — у них в системе это есть. Мы 50 штук забрали. Все они понимают: все четко, в течение трех часов забрали – вопросов нет. Вопросы начинаются после 9 часов когда возвратный товар остается на ПВЗ, тогда уже вопрос к нам идет от менеджеров аудитории. Действительно все жестко выглядит, но вот так оно и есть.

Смотрите полное видео выступления на нашем YouTube-канале!