Как внедрить автоматизацию всех процессов, начиная от автодвора, заканчивая логистикой

Олег Шкляник — заместитель директора по складской и транспортной логистике «ДиасАвтоПлюс»

Вступительное слово

Компания «ДиасАвтоПлюс» занимается дистрибуцией оптовой и розничной торговли автозапчастей. Скажу только одно, в компанию я пришел как внедренец складской программы WMS, а остался в лице заместителя директора транспортной логистики.

Ручная маршрутизация, беспорядок в отчетности и водители без контроля. Что привело к внедрению системы?

Почему мы начали внедрять платформу «Infinium»? Компания, в принципе, довольно давно сотрудничает с ГК «Infinium», но в части только мониторинга. Когда-то на машины были установлены датчики слежения, мониторинг был, но ничего больше не было, кроме кучи проблем, которыми я с вами сейчас постараюсь поделиться. Была долгая доставка до клиента, опять же, без какой-то оцифровки данных, это была просто обратная связь от отделов продаж: «Долго!»

Поэтому заказов нет, поэтому клиенты новые не приходят, все плохо, все ужасно. Маршруты строились вручную, они строились в 1С, они были непрозрачными, это были просто какие-то условные зоны закрепления клиентов внутри города Минска и регионов, исходя из которых, по мере того, как заказы попадали в систему, они маршрутизировались именно внутри 1С. Не маршрутизировались, а просто выводился список клиентов, которые водитель должен посетить сегодня или завтра, если мы говорим про регион.

Отчетность была минимальная, она не позволяла никому построить какое-то общее цифровое и денежное впечатление о том, что происходит с транспортной логистикой в процессе, в текущий момент времени, и самое главное, мы не могли планировать и бюджетировать нашу деятельность на следующие периоды. И водители, тут все об этом говорили, ездили, кто как хочет. А тогда тем более водители ездили, как хотели, контроля их работы не было никакого, потому что его и не могло быть. И не было обратной связи от клиентов, только от отделов сбыта: «Плохо и долго». А как было, на самом деле? Непонятно.

Всего за 3 месяца перестроили логистику и начали видеть каждый этап доставки

И мы определились, мы не хотели идти частями, мы хотели иметь хорошую, полностью оцифрованную, полностью обоснованную транспортную логистику для компании. Поэтому мы договорились после недолгих переговоров о том, что мы внедряем не только маршрутизацию, логистику, но мы хотим внедрить еще и «Рабочее место механика» и приложение BTS Driver для приема-сдачи автомобилей. Потому что, опять же, когда автомобиль находится в пользовании, в работе у нескольких водителей, то понять, на чьей стороне, в какой момент времени произошла та или иная поломка не представлялось возможным.

Значит, с чего мы начали? Мы сели с коллегами, обсудили наш план работы, составили техническое задание и, в принципе, начали работать. Из своего опыта внедрения других программ скажу, что за счет высокого профессионализма наших с вами общих партнеров, и за счет того, что рука у них «набита» уже на внедрение, само внедрение произошло для нас очень быстро. То есть, я считаю, что внедрение маршрутизации с кучей наших ошибок в течение двух с половиной, трех месяцев, это действительно быстро. При том, что основную часть времени, вот именно этих трех месяцев, заняла корректировка адресов доставки, как говорила Юлия Здор («Conte SPA»)

Потому что у нас в компании адреса клиентов вносят специалисты отдела продаж. Кто-то ставит точку, кто-то привык ставить запятую, кто-то ставит два пробела, кто-то ставит непонятно что. Поэтому мы очень долго корректировали и приводили к единому знаменателю все наши адреса.

Мы настроили отчетность и начали работу. Мы сразу для себя определили: даже при том, что  диспетчер сказал, что все хорошо, мы все равно не можем понять до конца, как выдержать сроки доставки, потому что мы не видим, когда заказ «упал» в систему. Для нас важна скорость, для нас важно качество доставки, и поэтому мы у себя внутри, через небольшую интеграцию разделили время попадания заказов именно цветами отображения. То есть, где зеленый цвет – это время ожидания заказа до получаса, желтый – от получаса до 45 минут, оранжевый – 45 минут, час и выше часа – красные заказы. Диспетчеру визуально стало понятно, какие заказы, в первую очередь нужно быстрее отправить.

Невидимые потери: фиксация и сокращение простоев в доставке

После всех настроек, после того, как мы поняли, что мы запускаемся, мы начали учиться работать. Потому что я считаю, что момент запуска – это всего лишь первая ступень в развитии как программы, так и компании, и логистики в целом. Мы начали собирать статусы и транслировать их на сайте клиента. Притом не только в части доставки, но и в части склада. Клиент видит и понимает, на каком этапе находится его заказ. Правильно, опять же, подмечали коллеги, что водители предоставлены сами себе. Опять же, при небольшой поддержке наших с вами партнеров, ГК «Infinium» мы разработали, точнее, просто под нас унифицировали отчет.

Что включает в себя этот отчет? Мы определили для себя, что у нас водитель может проводить на базе 10 минут. За это время он должен загрузиться, забрать документы и уехать в рейс. Все, что выше 10 минут, сразу же попадает в простой и начинает фиксироваться системой. Таким образом, в конце каждого дня, либо теперь уже раз в неделю, выводя подобный отчет, мы смотрим и понимаем: водитель такой-то простоял 2,5 часа.

Почему так получается? Ведь это много! На первоначальном этапе, если водитель полчаса постоял – это допустимо, т.к. мы только учимся. Но больше часа – почему, в чем причина?

Хочу подчеркнуть, это не инструмент давления на водителя. Это еще один из инструментов демонстрации просто впустую потерянного времени.

Анализ проблем в документообороте и работе склада: снижение простоев водителей

Мы нашли кучу вопросов в отделе выписки документов. Были свои нюансы, мы их подправили. Мы нашли много вопросов в части выполнения финальных работ складом, именно в комплектовании заказов. То есть сейчас мы пришли к тому, что, в принципе, у нас время простоя одного водителя на базе не превышает час-двадцать, час из которых — это его законный обед. Поэтому мы его тоже пока не трогаем.

Сразу скажу, что на этапе формирования всей отчетности мы потеряли до 20% водителей, что немного. Водителей именно «старой школы», которые бесконтрольно могли простоять где-то 3 часа возле своего дома в рабочее время, а потом с «пеной у рта» доказывать, что не работает приложение, все плохо, что их обманывают и просто безосновательно давят на них.

Внедрение «Рабочего места механика»: автоматизация ТО и контроль затрат на транспорт

После того, как мы поняли, что система маршрутизации у нас работает хорошо, мы не остановились на достигнутом и пошли дальше. Мы внедрили «Рабочее место механика». Каким образом? Просто расскажу кратко. Мы внедрили основные виды ТО и внесли:

• «вид ТО»
• «замена масла» (один из параметров)
• «межсервисный интервал»
• «пробеги на текущий момент» и т.д.

Когда необходимо что-то менять, Система уведомляет об этом, формируя оповещение. Поэтому механик в каких-то вопросах стал полностью освобожден от работы. Плюс мы начали вести затраты на транспорт, потому что я уверен: каждый из руководителей транспортных служб сталкивается постоянно с вопросами: почему содержать транспорт так дорого, почему затраты на обслуживание транспорта растут, а почему нужно продать эти машины и купить новые?

Это еще один из инструментов, которым мы можем абсолютно спокойно пользоваться. Он показывает, что мы пересекли какую-то отметку по пробегу, у нас машина начинает забирать все больше и больше денег на каждый пройденный километр, нужно продавать и покупать новую. Таким образом, мы сейчас, кстати, обновляем автопарк.

Полный контроль автопарка: документы, оповещения и мобильное приложение для приема-сдачи транспорта

Кроме всего этого, внесли документы на автомобили и настроили систему оповещений. Мы вносили: страховки, техосмотры, КАСКО, это по автомобилям. И по водителям данные, которые важны для нас: права, медицинская справка и паспорт. Поэтому каждый раз за 10 дней ответственным сотрудникам приходит на телефон сообщения: что, кому, и в какие сроки нужно сделать. Это тоже очень классная функция, как мне кажется.

Мы внедрили мобильное приложение для приема и сдачи транспорта. Повторюсь, когда автомобиль находится у нескольких исполнителей во владении, есть определенные моменты. В первую очередь они, естественно, сказываются на состоянии транспорта, а во вторую очередь они сказываются на состоянии коллектива. Потому что, когда спрашиваешь: «Зачем ты оставил машину там, не убрал за собой грязь после дождя и т.д.?», то правдивые ответы редко можно услышать.

В связи с этим мы опять ввели определенные критерии, в том числе состояние салона, состояние осветительных приборов. Водитель, принимая автомобиль после своего напарника, быстро производит осмотр, вносит отметки, фотографирует при необходимости. Если все хорошо — собрался и поехал.

Все критические неисправности, либо любые другие неисправности, которые хочет обозначить для механика/для руководителя отдела доставки водитель, приходят в виде сообщения в Telegram с указанием конкретной проблемы. То есть водитель, особенно это удобно ночью, если что-то случается, может доехать до места и обозначает неисправность. Механик, придя на работу уже понимает, с чем ему придется работать. И что в первую очередь нужно устранять.

Скажу так, мы работали все время с одним механиком, поэтому я не могу сказать, что это очень сильно на нас повлияло, но разговоры о том, что нам нужен второй механик, после 45 машин, пропали. Сейчас мы порог в 45 машин уже перешли и один механик абсолютно спокойно справляется со всеми обязанностями, которые возложила на него компания.

Цифровые решения для автопарка: двойной рост заказов и 180 минут на доставку

Чего мы уже достигли? Мы уже успешно работаем и с приложением BTS Driver, с «Рабочим местом механика» и мобильным приложением LOGIMUS Route. Количество заказов у нас выросло в два раза. В два раза сократили время на доставку для клиентов, среднее арифметическое время у нас сейчас 180 минут.

Трансформация доставки: система приоритетов, преодоление сопротивления и новые эффективные процессы

Все мы знаем, что любая система, в том числе и «Infinium» – это всего лишь наш с вами инструмент для руководства к какому-то действию. Кроме всего прочего, мы установили приоритеты посещения клиентов. Мы начали собирать обратную связь сначала от отделов сбыта, после уже от самих клиентов. Мы установили приоритеты посещения рынков. Это настраиваемая опция внутри программы и диспетчеру, который формирует маршрут не сложно ею пользоваться. Он понимает — вот это приоритет номер один. Он устанавливает на рынке приоритет номер один для каждой точки рынка. Вне зависимости от того, какие заказы попали в маршрут, он выстраивается с учетом приоритизации. Благодаря системе маршрутизации мы не «просели» по скорости доставки до клиента в момент пика. Осень в нашем бизнесе, наверное, более «подъемный» период, нежели лето и зима, поэтому мы сейчас на ежедневной основе мониторим наше время доставки, и оно, к счастью, постоянно оказывается меньше и меньше.

Не хочется хвастаться, на два часа еще не вышли, но мы целенаправленно движемся к этой цифре. Маршрутизация работает практически автономно. Момент, когда мы пересматривали свой подход к транспорту и к тому, как мы должны осуществлять работу и контроль над программой, мы столкнулись не то что противодействием, а с отсутствием «огня в глазах» при внедрении этой программы, в том числе и со стороны наших диспетчеров, которые формировали маршрут.

Поэтому, проведя небольшой анализ, мы поняли, что мы можем обойтись без выделенных на это место диспетчеров отдела доставки. И работу по маршрутизации в данный момент, наряду с работой по поддержанию порядка в системе управления складом, забрали на себя специалисты сопровождения работы склада. Теперь у нас два диспетчера, которые ходят посменно, сопровождают и транспорт, и склад, и абсолютно спокойно с этим справляются.

Как аналитика KPI и отчетность помогли расширению автопарка

Отчетность, это то, что для меня лично важно. Это цифры, то, что можно считать и с чем можно работать, да, и в принципе то, для чего мы внедряли платформу «Infinium». Мы получили инструменты для расчета KPI водителей и инструменты для обоснования увеличения автопарка. И таким образом мы понимаем, чего мы хотим, сколько машин нам еще нужно с учетом роста.

В результате мы уже купили девять автомобилей дополнительно сейчас, и для меня, для руководителя отдела логистики, очень приятно, что при защите бюджета на 25-й год, у меня будет абсолютно выверенная, четкая модель того, как мы будем расти, исходя из цифр и планов отделов продаж.

Следующие шаги развития: система учёта времени работы клиентов и автоматизация топливного учёта

Ввиду того, что наши партнеры, компания «Infinium», постоянно развивается и мы не хотим останавливаться. Поэтому до конца года мы внедряем «Время работы клиентов», для того, чтобы сократить время доставки. Сейчас отдел продаж очень активно занимается тем, что вносит корректные данные по времени работы клиента. Система готова к этому внедрению.

Подключаем SMS-оповещения с указанием планируемого времени доставки заказа.

Хотим облегчить работу нашего бухгалтера, которая сопровождает транспорт в части путевых листов, списания топлива. Мы также в процессе подключения оборудования, которое позволяет считывать данные с бортового компьютера и передавать в учетную систему для автоматизации путевого листа. На 6 автомобилях компании оно уже установлено.

Полная автоматизация маршрутизации: следующий этап цифровой трансформации логистики

Мы планируем полностью автоматизировать работу по маршрутизации, пока начнем с города Минска. С коллегами мы уже предварительные переговоры начали вести. Мы хотим, чтобы водитель, освобождаясь от работы, сдал последнюю точку. И платформа «Infinium» нам формировала маршрут. Водителю в итоге только остается: приехать, забрать свой товар и уехать в рейс выполнять свою работу — делая нашу жизнь с вами чуточку лучше. Я верю в то, что у нас это получится, потому что у нас есть очень серьезный, надежный, проверенный тыл от лица наших партнеров, и я не сомневаюсь, что всего этого за 2025 год мы достигнем. Спасибо.

ВОПРОСЫ:

ВОПРОС 1. Как у вас решена экспресс-доставка? Как вы выгружаете, какие приоритеты, как формируете, куда деваете оставшиеся заказы, выгружаете их обратно?

– Здравствуйте, «Forward Motors», ваши конкуренты. А можете коснуться более подробно, как у вас решена экспресс-доставка?

– Под экспресс-доставкой, что вы конкретно понимаете?

– «Падает» заказ, не знаю, куда у вас, допустим, в 1С, формируется там. Заказы «падают», «падают», «падают» и как вы выгружаете, какие приоритеты, как формируете, куда «уходят» оставшиеся заказы, выгружаете их обратно? Как я понимаю, выгрузка платная, то есть они где-то «болтаются» в системе или же они возвращаются назад? Вы их опять загружаете? Опишите одну экспресс-доставку. Допустим, у вас несколько направлений, у вас едет 2 машины, которые экспресс, не которые по маршрутам, а экспресс, как вы работаете?

ОТВЕТ

– Мы можем говорить о том, что вся доставка «ДиасАвто» — это экспресс-доставка, потому что я вам показал, что мы сейчас работаем до 3-х часов, таким образом, мы делаем.

– Технически как?

– Технически, заказ «падает» в 1С, из 1С он в первую очередь «улетает» в WMS — складскую программу. Не буду останавливаться на тонкостях складских программ, но мы не работаем с заказом, мы работаем с товарами, заказ мы получаем на выходе уже в зоне отгрузки. То есть склад, обрабатывая заказы, не знает, кому он что собирает. Просто: пул заказов, которые «упали» одной кучей и «разбились» внутри черного ящика на каких-то там условных исполнителей и все. Заказ мы получаем именно на выходе уже в зону отгрузки. Когда заказ в складском статусе готов к отгрузке, он «улетает» ответом назад в 1С – статус «готов». 1С «пингует» «Infinium» — «готов», «Infinium» меняет статус на «выгружен в Infinium».

– У вас транслируется время от того времени, когда он уже собран, 3 часа?

– Нет. На слайде мы видим момент заказа, когда он «упал». У нас заказы как только «падают», сразу создаются в системе. То есть мы не ждем, мы не собираем, мы не копим заказы. Мы каждый заказ сразу обрабатываем. У нас, как и у ребят выступавших из «ОМА», каждые 5 минут «выкидываются» заказы из 1С во все программы, которые помогают нам, в конце концов, собрать и доставить товар клиенту.

– То есть у вас заказ сначала собирается, а потом идет на отгрузку? Потом уже вы «выбрасываете» в систему и она распределяет по машинам, правильно?

– Да, естественно.

– Получается, все-таки я была права. У нас время идет от того, как через интернет-магазин заказ пришел, его параллельно склад собирает, а у нас уже пошло время на доставку — эти 3 часа. А у вас?

– Посмотрите, пожалуйста, на слайд. Можно сюда, здесь будет более наглядно. Вот время отбора на складе. Время ожидания отгрузки. Время в пути, когда водитель принял уже товар. Вот это WMS, вот это уже TMS. Вот водитель принял, вот водитель завершил. Время сборки заказа на складе, время водителя в пути, общее время на доставку.

– Так вот, самый интересный вопрос. У вас на возврате 2 машины, заказы по Минску, по всем районам. Как вы поступаете с остальными заказами? Как вы их формируете? То есть только цветом приоритета?

–  Каждый заказ, каждая точка по цвету имеет определенное время выгрузки. Мы с вами видим максимальное количество точек, именно кучных точек на текущий момент времени. Сразу видно даже по цвету, что мы давно сюда не ездили. Мы, кроме всего прочего, еще закладываем время в Систему «Infinium», которое водитель должен провести в пути. Мы ограничиваем его двумя часами. Если мы закидываем туда заказов больше, то нам «Infinium» сообщает: «Точно хочешь, чтобы водитель ехал больше 2 часов? Тогда измени время».

– Оставшиеся заказы остаются в системе?

– Заказы с временным запасом на доставку накапливаются и остаются в системе.

ВОПРОС 2. Сколько времени проходит от поступления заказа в вашу систему до его доставки покупателю? И на сколько оно сократилось?

– Добрый день. «Берестейский пекарь», Михайлова Наталья. Хотела уточнить вопрос в продолжение вопроса коллеги. Сколько времени проходит от поступления заказа в вашу систему до его доставки покупателю? Потому что прозвучало, что вы сократили доставку от 6 часов до 3, а само время от заказа до покупателя, сколько времени прошло и на сколько оно сократилось?

ОТВЕТ

– На вчерашний день среднее арифметическое время от момента, когда наш сайт принял либо менеджер принял заказ от вас до момента, пока наш водитель привез вам заказ, составляет 169 минут. Среднее арифметическое время.

ВОПРОС 3. Чтобы понять нагрузку на механика, расскажите, какой пробег автопарка в год?

– Константин Никитин, «Мамонтбай». Чтобы понять нагрузку на механика, расскажите, какой пробег автопарка в год?

– Не могу сказать сколько, честно. Ещё не мерили. В месяц мы имеем, скажу вам так: в сентябре купленные 8 ларгусов с 15.000 пробега уже поехали на ТО. Если так интересно, можете приехать к нам, посмотреть либо позвонить – я вам скажу точно. К сожалению, не владею сейчас информацией.

ВОПРОС 4. Поделитесь, пожалуйста, какая у вас мотивация для курьеров в KPI?

– Добрый день, Святослав, стирка ковров «Проблеск». Поделитесь, пожалуйста, какая у вас мотивация для курьеров в KPI?

ОТВЕТ

– Нет, извините.

– В общих чертах?

– Точка/километр.

– А за опоздания, либо простой предусмотрена депремация?

– До января однозначно нет. Мы разрабатываем систему демотивации, но мы не хотим «рубить головы». Кроме одного из двух случаев, которые были. Человек пришел на работу с 0,17 промилле. Да, за это сразу наказываем. Никаких пока у нас демотивирующих составляющих для водителей нет.

– Хорошо, спасибо.

ВОПРОС 5. Вы отслеживаете простой водителей, так? Можно уточнить: это происходит все в реальном времени или уже после того, как водитель осуществил рейс? Есть ли система оповещения о том, что водитель задерживается на какой-то точке больше определенного времени?

– Здравствуйте, подскажите еще вопрос. А вы говорили, что отслеживаете простой водителей, так? Можно уточнить: это происходит все в реальном времени или уже после того, как водитель осуществил рейс?

ОТВЕТ

— Отчет о простоях я получаю от руководителя транспортного отдела каждый день в 10 часов утра. Мы не повлияем на то, что сегодня он где-то опаздывает, но мы искореним опоздания в следующий раз.

– То есть, никакой такой системы оповещения звуковой, допустим, что водитель задерживается на какой-то точке больше определенного времени, на данный момент, получается, в системе нет, правильно?

– Нет, я скажу больше, мы пока точно в это не пойдем.

ВОПРОС 6. Вы сказали, что у вас вся экспресс-доставка. Означает ли это, что все 45 машин у вас ездят по городу? Сколько точек у вас в одном рейсе?

– Подскажите: вы сказали, что у вас вся экспресс-доставка. Означает ли это, что все 45 машин у вас ездят по городу? Это первый вопрос. И второй: сколько точек в одном рейсе? Спасибо.

ОТВЕТ

– Экспресс-доставка по городу Минску. Я не сделал очень важную оговорку. Естественно, в нашем бизнесе это очень важно. По городу Минску у нас экспресс-доставка. По регионам мы доставляем — сегодня на завтра, где-то два раза в день.

Среднее количество точек, которые делает водитель, я, к сожалению, в микрофон сказать не могу, это больше 10 в одну загрузку, скажем так.

Смотрите полное видео выступления на нашем YouTube-канале!