Опыт использования возможностей платформы «Infinium» для оптимизации бизнес-процессов логистической компании

Дмитрий Лаганцов — директор компании «ВПЛ Запад»

Вступительное слово

Добрый день, коллеги. Расскажу опыт сотрудничества с ГК «Infinium» от лица логистической компании. Вообще с производственными компаниями у нас очень много схожего в том плане, что мы все доставляем грузы и достаточно много доставляем, но есть свои особенности для  логистической компании. Поговорим немного о «ВПЛ Запад».

История компании «ВПЛ Запад»: от партнёрских проектов к независимой логистике

Вообще компания молодая и ей только недавно исполнился год, но у нас есть достаточно большой опыт взаимодействия с компанией «Infinium». Мы являемся выходцами из компании «ТМФ-Транс», это новая компания, которую мы создали недавно. Немножко о нашей истории и обо мне.

Компания «ТМФ-Транс» была основана в 2007 году. В 2014 году мы заключили партнерское соглашение с компанией «ГлавДоставка», это доставка сборных грузов между Беларусью и Россией. Работали под брендом «ГлавДоставка» на территории Республики Беларусь. В 2018 году мы к международным грузам сборным по Беларуси добавили еще и внутриреспубликанские сборные грузы. В 2020 году мы запустили услугу ответственного хранения в Минске на базе собственного программного обеспечения. К сожалению, в 2022 году компания «ГлавДоставка» в России прекратила свое существование.  Нам пришлось поменять партнера и этим партнером стала компания «ПЭК». Далее произошли определенные события и мы приняли решение идти дальше своим независимым путем.

В 2023 году мы основали компанию «ВПЛ Запад», и в 2024 году мы начали первые перевозки под брендом «ВПЛ — это ваш партнер в логистике».

Развитие сотрудничества с «Infinium»: от базового мониторинга до интеллектуальной маршрутизации

Небольшая история о том, как мы шли к этой компании  и о том, какие взаимоотношения складывались с «Infinium».

С «Infinium» мы познакомились в далеком 2014 году, когда у нас появился свой первый транспорт, когда мы действительно начали использовать мониторинг. В 2017-2018 году мы поняли, что количества доставок в рамках Беларуси достаточно много и возникла сложность одному логисту их маршрутизировать. Появился вопрос: нанимать еще двух или трех логистов или идти другим путем. Мы пришли с этим вопросом к «Infinium»: можно ли нам как-то оптимизировать эти процессы?

В то время не сразу нашлись все решения, потому что продукт компании «Infinium» не до конца специализировался на службах доставки. Нам же нужно было не только учитывать, что мы хотим забрать груз со склада и доставить к клиенту, но еще и учитывать то, что нам нужно забрать груз у клиента и доставить к нам на склад. И здесь возникал вопрос маршрутизации.

Платформа тогда еще не умела учитывать забор грузов при формировании маршрута. Это невозможно было до конца реализовать. Но про этот кейс нужно рассказать.

Ребята понимали, что это интересный запрос и они быстро нашли решение. На сегодняшний день платформа понимает, если у вас однотонная машина, вам нужно тонну доставить, тонну забрать. Она может сложить это и сказать, какая конкретно машина для этого подойдет и можно спокойно ставить ее в рейс.

На сегодняшний день наши основные услуги — это перевозка сборных грузов из России, доставка на маркетплейсы, кросс-докинг в Минске и перевозка сборных грузов по Беларуси. Есть и еще услуги, но я выделяю основные, где требуется маршрутизация. Именно те, по которым мы непосредственно взаимодействуем с «Infinium».

Унификация логистических процессов и преодоление проблем разрозненных ПО

Как многие коллеги отмечают, самая большая проблема — это разность ПО. У кого-то есть одни программы, у кого-то другие кросс-системы. Логисту сложно собирать всю эту информацию воедино и работать в одном рабочем пространстве. Поэтому у логистов, когда мы особенно работали с российскими партнерами, была большая сложность. Им нужно было белорусские перевозки собрать в одном ПО, международные перевозки собрать в другом ПО, выгрузить это все на карту «Infinium» и только после этого маршрутизировать рейс.

Поэтому в новой компании мы с 2023 года в принципе занимались тем, что создавали свое ПО для учета заявок. Наше ПО интегрировано с нашей 1С-бухгалтерией, а она в свою очередь интегрирована с ПО «Infinium».  Менеджеры работают в нашей управленческой программе, а логисты работают в TMS «Infinium». У нас была очень важная задача — улучшить работу логистов и ускорить процесс маршрутизации.

Интеграция с платформой «Infinium» и ее продуктами — это то, о чем я собираюсь здесь рассказывать. То, что рассказывали коллеги, это все очень близко, знакомо, но у нас есть свои особенности, отличия.

Повышение эффективности перевозок через системную интеграцию и территориальное зонирование

Какие задачи мы ставили перед собой? У нас есть особенность. Мы собираем грузы на территории Минска, а доставляем по разным регионам Беларуси. Соответственно, нам нужно было учитывать, что мы должны отправить рейсы с максимальной загруженностью, осуществить доставку во все точки, которые «влазят» в эту машину, при этом попасть во все временные окна.

Что у нас в итоге получилось? Мы зонировали всю Беларусь и ввели график обслуживания на каждой зоне. Это не конкретный адрес, а географическая зона. Если это Брест — это зона. Если это Брестский район — это зона. Если это Брестская область — тоже зона. Причем в город Брест мы можем доставлять пять раз в неделю, Брестский район можем доставлять четыре раза в неделю, в Брестскую область можем доставлять три раза в неделю в определенные населенные пункты.

Следующая задача — нужно было правильно получать географические координаты контрагентов. Как мы ее решили с помощью «Infinium»? Для этого сотрудники и клиенты должны были вносить адреса в правильном формате. Затем наша 1С  передавала данные для анализа в платформу «Infinium». В случае возникновения каких-либо ошибок, платформа их «подсвечивала» и давала подсказки для исправления.

По такому же алгоритму у нас реализован обмен справочниками автомобилей и водителей. Соответственно,  когда мы формируем маршруты, у нас есть четкая связь — какой водитель какой рейс выполнял, и эти данные мы также ведем как у себя в учетной системе, так и в «Infinium».

Повышение точности доставок через автоматизированный учет временных окон клиентов

Маршруты должны планироваться с учетом времени работы клиентов. У нас была большая проблема — попадать во временные рамки. Кто-то работает с 9 до 18, кто-то работает с 8 до 15, а кто-то работает в понедельник с 9 до 15, а в пятницу работает до 14. Также было необходимо учитывать время обеда. И мы очень часто оказывались в ситуации, когда в понедельник мы можем доставить все хорошо, а в пятницу мы не доставляем этот груз. Поэтому нам нужно было заставить сотрудников правильно вносить адреса и время работы точек.

Для этого мы завели карточки адресов и график работы по дням в нашей 1С и настроили API-обмен с платформой «Infinium». Получился достаточно хороший эффект. Платформа «Infinium» позволяет автоматизировать построение маршрута и при этом она нас уведомляет, по каким критериям мы не проходим.

К примеру, мы не проходим по весу, по объему или мы не проходим по времени работы водителя или временному окну точек. Теперь мы максимально доставляем все в срок, если не происходит никаких форс-мажоров на маршруте следования водителя.

Оптимизация управления водителями через мобильное приложение LOGIMUS Route

Следующий этап совместной работы — это внедрение приложения LOGIMUS Route.

Ежедневно на линию выходят десятки водителей. И ранее учитывать и передавать всю информацию: какой у него маршрут, как он должен ехать — это была достаточно трудоемкая работа, особенно если нужно было учесть какую-то специфику.

Сейчас все водители работают с приложением LOGIMUS Route. Что это дает? После формирования маршрута логистом, «замочек» закрывается и маршрут попадает водителю в приложение. Водитель видит, какой у него завтра маршрут, время выхода в рейс. Рейс у нас загружается с вечера, машина уезжает в ночь. Соответственно, водитель должен понимать, в какое время он должен быть на складе.

Самое важное, что позволяет сделать приложение — это в процессе выполнения рейса водителем, логист может менять его задание. К примеру, водитель работает по Минску, выехал с 10 точками, а у него еще добавляется 3, 4, 5 или какие-то отменяются. Логист видит дополнительную информацию на карте, открывает маршрут водителя, добавляет точку в правильной оптимальной последовательности, и водитель выполняет эту задачу.

Касательно выполнения последовательности посещения точек маршрута. По Минску мы допускаем «легкое» изменение маршрута водителем, на регионах практически не допускаем. Водитель должен строго двигаться по маршруту. Если возникают какие-то отклонения от рейса, изменение маршрута происходит только через уведомление логиста. Все остальное должно выполняется строго по плану.

Как еще LOGIMUS Route помогает водителям в работе? Мы избавились от «бумажной рутины». Благодаря функционалу приложения, водитель может напрямую из приложения, исключая лишние действия, связаться с клиентом и уведомить о том, что он едет к нему. Также приложение позволяет подтвердить готовность грузов и документов.

Функционал LOGIMUS Route для оптимизации и автоматизации доставки

Один из важнейших инструментов LOGIMUS Route — это возможность получать документы и фото груза в момент его сдачи. В приложении настроены статусы. Водитель отрабатывает статус, что он прибыл на точку. И в 1С появляется статус «прибыл», водитель забрал груз –  появляется статус «груз забран». Если клиент задает нам вопрос, что с грузом, менеджеру не надо обращаться к логисту или к водителю, он видит эту информацию у себя на рабочем столе или в телефоне.

Следующий очень важный инструмент – фотографии груза, именно в момент, когда мы груз забираем. Сколько мы грузов забрали, в каком качестве груз был принят. Если груз с каким-то повреждением, мы делаем дополнительные фотографии. При анализе таких ситуаций у нас уже есть четкая база фотографий, которая помогает в работе с клиентами.

Очень серьезный момент. Груз доставили. Наши клиенты хотят понимать, в полном ли объеме доставлен груз. У водителя стоит задача сделать фотографию документа с отметкой грузополучателя. Когда он это делает, это появляется в платформе «Infinium» и мгновенно передается в 1С для того, чтобы можно было оперативно предоставить клиенту подтверждение доставки груза.

Что еще хочется отметить. Если у нас вдруг появляется ситуация, когда груз по каким-то причинам не может быть доставлен, водитель закрывает точку со статусом «завершен с отказом» и комментарием. У нас есть специальный чат-бот от «Infinium», в который приходит уведомление: точка не доставлена по установленной причине. Что важно. Логист сразу же эту точку «выкидывает» из рейса и она остается на карте. Мы решаем эту проблему: созваниваемся с клиентом и уточняем, что мы будем делать с этой точкой. Либо мы делаем повторную доставку, либо мы отменяем ее. Но факт в том, что теперь у нас не теряются недоставленные точки в моменте.

И следующий весомый момент. Когда все четко отработают свою процедуру, у логиста на рабочем столе за сегодняшний день не должно остаться нераспределенных точек. Тогда мы понимаем, что все точки были доставлены.

Как мотивировать водителей работать с приложением?

Но как мотивировать водителей работать с приложением? Я скажу так, мы пошли двумя путями. Нельзя закрыть точку без фотографии груза. Если нет фотографии, приложение не позволяет завершить доставку в точку.

И второй момент. Водителей, которые делают более 95% фотографий, мы премируем. Поверьте мне, это действительно мотивирует лучше. История выполнении рейса — это самое важное, потому что мы оперативно понимаем, в каких точках водитель был и какие задания он выполнил успешно.

Оптимизация персонала: переход от контакт-центра к автоматизированным SMS-уведомлениям

Наш отдел доставки состоял из следующих сотрудников: руководитель отдела, двое логистов. Один работал по региону, другой — по городу, а также диспетчер, который обзванивал клиентов, уведомлял о времени прибытия, и ассистент, который обрабатывал маршрутные листы. Пять человек. На сегодняшний момент у нас осталось два человека, которые, благодаря автоматизации процессов платформой  «Infinium», справляются с теми же задачами, но меньшим составом.

Как мы ушли от контакт-центра? Мы ввели два технически-организационных решения. Первое: всех региональных клиентов уведомили, что доставляем грузы только с 9 до 18. Каждый клиент должен это понимать и подписывать с нами соглашение. Наш основной клиент — это B2B, соответственно, у клиентов этого сегмента должно быть четкое понимание, что все мы можем качественно работать в этих рамках.

Второе: после маршрутизации рейса, когда есть плановый график его движения, мы отправляем клиенту-получателю SMS-уведомление, в котором пишем, четкое временное окно в  которое машина прибудет. Если все так как запланировано и нет форс-мажоров, то мы всегда попадаем во временные рамки. Мы закладываем 1 час до и 2 часа после от расчетного времени прибытия. Например плановое время прибытия 12:00. По такому алгоритму система отправляет SMS с окном доставки: 11:00-14:00. Таким образом, благодаря уведомлениям клиентов из мобильного приложения, мы смогли отказаться от контакт-центра.

Стандартизация времени обслуживания клиентов: как платформа регулирует продолжительность обработки точек

Фиксация времени прибытия на точке. Для этого в платформе «Infinium» на каждую точку нам разрабатывали обязательный параметр — это время на обслуживание точек. Была необходимость заложить зависимость времени нахождения на точке от весогабаритных характеристик. Если мы груз привозим, условную коробку 20 килограмм, у нас для клиента не больше 15 минут на обслуживание точки. Если мы чуть-чуть задерживаемся, мы клиенту должны обосновать факт задержки.  Функционал платформы «Infinium» прекрасно решает эту задачу. Мы уведомляем клиента, что мы прибыли к нему и он должен нам помочь, посодействовать в оперативной сдаче точки.

Бывают ситуации — мы говорим клиенту, что по его вине простояли у него на 30-50 минут больше от регламентного времени и это в большей части помогает решать конфликтные ситуации. Функционал платформы сам подсвечивает выход за временные рамки от регламентного времени по вине клиента. Это достигается путем четкого и своевременного проставления статусов со стороны водителя.

Также необходимо было учесть и дополнительные нюансы: есть заводы, режимные предприятия, где требуется больше времени на обработку пропускных документов и переезда от проходной до места выгрузки. Для таких случаев мы собирали статистику по мониторингу и  увеличивали время нахождения на точке.

Хочу также подробнее рассказать о времени нахождения на точке.

У нас есть регламентированное время клиентского обслуживания — примерно 15 минут. И мы постоянно сравниваем план-факт по маршрутам. Практика показала, наши водители возвращались на час-полтора раньше. Мы это проанализировали и по факту выяснилось, в большинстве случаев водители на точке находятся меньше по времени: от 5 до 10 минут. Что мы сделали? Чтобы качественно планировать маршруты, мы сократили время на обслуживание точек до 10 минут. Что позволило четко попадать во время водителя.

Оптимизация отчетности по топливу

Какой результат у нас получился после оптимизации отчетности по топливу? Все мы понимаем, что водитель должен предоставить отчет для списания топлива, особенно, если речь идет о дальних регионах. У нас машины с нормой до 3,5 тонн. И есть машины, которые в принципе легко укладываются в линейную норму расхода. То есть мы где-то ставим на 8 литров, полный – на 9,2 литра. Мы где-то принимаем норму 8,6 литров.

 В платформе  «Infinium» был настроен отчет по водителям. Что это значит? Когда водитель возвращается на базу после завершения рейса, он может сразу распечатать отчет о фактически выполненной работе. С утра у него был план в приложении LOGIMUS Route и маршрутный лист, а вечером его уже ждет готовый отчет. И в принципе это все. Он должен расписаться и приложить документ к этому отчету по маршрутному листу. И в принципе вот вам готовый отчет для списания топлива. Это кардинально сокращает и  упрощает процесс подготовки отчета.

Списание топлива по тонно километрам

Чего мы не смогли достигнуть? Мы не смогли достигнуть списания топлива по тонно километрам. По сути, у нас есть весовые характеристики грузов. Но у нас есть другая проблема. Наши клиенты не всегда указывают в ТТН правильный вес. И, соответственно, мы не можем эту норму списать.

Вес, тонно километры используют для увеличения норм расхода топлива. Но если у кого-то из компаний существует возможность или вы сами прописываете свои ТТН и передаете фактические габариты доставляемых грузов, то  есть решение от «Infinium». Вы можете полностью автоматизировать получение отчета и списание нормы топлива. Это то, о чем я хотел рассказать, говоря про линейные нормы.

Как решали технические аспекты, борьбу с сопротивлением и организационные вопросы

Хочу сделать акцент еще на одном важном аспекте. Это борьба с сопротивлениями и работа с организационными вопросами. Потому что как только начинается что-то новое, у сотрудников возникает отрицание. При запуске любой автоматизации очень важно выделить ответственного за проект сотрудника.

Если вы хотите силами логистов завершить автоматизацию, у вас, скорее всего, ничего не получится. Вы потратите много времени и ресурсов этих сотрудников. Должно быть отдельно выделено лицо, которое управляет проектом.

Технический аспект – это получение геокоординат и адресов в заявках для передачи из 1С в  «Infinium». Мы учили клиентов и менеджеров, чтобы они корректно вносили информацию по адресам. Но на практике мы только недавно научились это делать. Это не так уж быстро. Нужно закладывать время на адаптацию.

Получить режим работы точки/адреса не так и просто. Добиться от клиентов, чтобы они дали нам четкие адреса, режимы работы  их объектов, достаточно сложно. Только когда мы им предъявляем: «Что вы нам дали? Ваша точка работает с 9, мы приехали к 9, а точка начинает работу с 10!. Вам холостой прогон», только тогда все научились уточнять и точный режим работы, и время обеда.

Получение контактных данных для рассылки SMS-оповещений, чтобы быть на  связи с водителем, с клиентом в день доставки.

Тут тоже были проблемы. Многие клиенты не готовы давать телефоны кладовщиков или приемщиков на каких-то торговых центрах. Но постепенно эта сложная история тоже меняется, так как им самим становится достаточно удобно получать оперативную информацию

Получение из нашей учетной системы фактического пробега, объема расходованного топлива и факта выполненного заказа. Весь этот функционал разработан и внедрен командой программистов со стороны «Infinium» и 1С с нуля под наши запросы.

У нас с коллегами из «Infinium» два успешных проекта по автоматизации и интеграции. Я скажу так, хороший программист 1С и команда «Infinium» решает эти задачи легко и быстро. Из тех задач, которые нужно было решить – интеграция с «Infinium» одна из самых быстрых, но это благодаря слаженной работе их команды. Сложнее нам было интегрировать учетную систему 1C c бухгалтерией. Вывод: кому нужно качественно решить такого рода задачи, обращайтесь к ребятам из  «Infinium», они вам точно помогут.

ВОПРОСЫ:

ВОПРОС 1. Приезжая и закрывая рейс, какие ВГХ используются в отчетах, и успевает ли склад эти данные измерить? Или все-таки это погрешность? И есть ли какой-то процент погрешности?

– Артем Старовойтов, директор ООО «Доставлено». Дмитрий, такой вопрос. Списание топлива по тонно километрам. Ранее вы сказали, что водитель, выезжая в рейс, имеет там 10+ точек и может получить доп. точки. То есть это точки получения груза. Это предварительно ВГХ. Приезжая и закрывая рейс, какие ВГХ используются в отчетах, и успевает ли склад эти данные измерить? Или все-таки это погрешность? И есть ли какой-то процент погрешности?

 ОТВЕТ

– Да, действительно, у нас всегда есть планы ВГХ. И при планировании маршрута, если мы едем собирать груз, мы используем планы ВГХ. Если груз на склад не принят, то мы маршрутизируем доставку тоже по плановым ВГХ. Касаемо списания топлива. Отчет о пробеге фактически делается по факту окончания маршрута. Да, есть моменты, когда могут быть не приняты эти грузы.

Другой момент, я о нем говорил. Не получится у нас списывать топливо, потому что мы работаем с ТТН клиентов, в которых фактический вес может не совпадать с тем, что есть. Документы, подтверждающие, в бухгалтерии.

Подробнее смотрите на нашем YouTube-канале!