Что привело к идее проведения аудита процессов компании «Минск Кристалл Трейд»? Этапы и результаты реализации проекта.
Евгений Бордок — начальник управления логистики торговой компании «Минск Кристалл Трейд», Максим Комаров — эксперт в области консалтинга и аудита ГК «Infinium»
Уважаемые коллеги! Рад приветствовать всех вас. Меня зовут Евгений Бордок, я работаю в логистике уже более 17 лет, и с весны этого года я являюсь начальником управления логистики торговой компании «Минск Кристалл Трейд». Совместно с моим коллегой из компании «Infinium», ведущим специалистом отдела консалтинга и аудита Максимом Комаровым, мы поделимся своим опытом, и покажем вам презентацию на тему «Проведение аудита процессов отдела транспортной логистики» на примере нашей торговой компании.
В своем выступлении мы попытаемся кратко пройтись по всем этапам и в целом сформировать у вас общее представление о данном процессе. Сделаем это поэтапно, более подробно разберем цели, сделаем выводы и подведем промежуточные итоги.
Прежде чем погрузиться в тему, но на самом деле материала на эту тему накопилось у нас достаточно много, и ввиду ограниченности по времени, а также определенных вопросов конфиденциальности, мы не можем все здесь рассказывать и глубоко погружаться во все вопросы. Потому что часть вопросов здесь довольно подробно была описана и повторяться смысла не видим.
Логистическая система холдинга: от магистральных перевозок до точечной доставки
Прежде чем начать общаться по поводу аудита, позвольте сказать несколько слов о нашей компании. Сразу важно отметить, что мы работаем в отрасли алкогольной. Это довольно специфическая отрасль с высокой конкуренцией, высокими требованиями к уровню доставки и соблюдению законодательных норм. Также важно отметить, что наша компания является государственной. Это очень важно, мы государственная компания со своими стандартами, проблемами, плюсами, минусами.
И входит компания в состав холдинга «Минск Кристалл Групп», который является самым крупным в Республики Беларусь. И одним из самых крупнейших в Восточной Европе производителей алкогольной продукции. Холдинг входит в состав концерна «Белгоспищепром», он был образован в 2015 году. Не так давно холдинг объединил в себя, включил такие легендарные предприятия с большой историей и со своими традициями: это Брестский «БЕЛАЛКО», Витебский «ПРИДВИНЬЕ», Гомельский «РАДАМИР», «Гродненский и Климовичский ликеро-водочные заводы», «Мозырский спиртоводочный завод» и пищевой комбинат «ВЕСЕЛОВО». Практически сразу с образованием холдинга была создана торговая компания в начале 2016 года. Тоже не так давно. И она является оператором по розничной, оптовой торговле алкогольной продукции производителей холдинга.
Я уверен, что в зале, наверное, нет людей, которые не знакомы с нашей продукцией. Уверен, что есть поклонники. Я нескольких знаю – это сто процентов, поэтому подробно говорить я не буду про продукцию. Что еще важно отметить?
Мы тоже поставляем, но объем общий — незначительный в общей доле, поэтому основной у нас акцент – это внутриреспубликанские продажи. Экспортом занимаются непосредственно сами производители. Нас Бог миловал от этого. Каналы сбыта у нас, как и у всех. Традиционно – это все фирменные сети, крупные клиенты, а также свои фирменные магазины. На данный момент у нас, помимо традиционной сети магазинов «Минск Кристалл», открылась не так давно сеть магазинов «5 звезд». Очень активно развиваются и на данный момент уже более 120 магазинов суммарно. И, как вы видите, основная концентрация магазинов находится в Минске. Ну и в Минском регионе.
Логистика. Управление логистики занимается хранением, транспортировкой и отгрузкой товара. Складская логистика представлена у нас 9 оптовыми складами. Это все областные центры: Барановичи, Бобруйск, в Минске – 2. Суммарная площадь складских площадей – около 35 тысяч квадратных метров. Ну, в том числе ТЛЦ «Минск Кристалл» на кольцевой в районе Колядич. Это порядка 8000 квадратов своих. Площадей нам не хватает – активно используем ответ хранение. Есть два контракта действующих и довольно большой объем на ответственном хранении.
Транспорт у нас практически весь наемный. Свой транспорт мы начали развивать буквально в этом году. На уровне погрешности процент своего транспорта делится на два направления: это магистральные перевозки – фуры, производитель – склад либо склад – склад. И второе направление – это доставка клиентам, это склад – клиент. Это среднетоннажный транспорт от 2 до 10 тонн. На слайде видна информация: это мы в разрезе прошлого года показать цифры хотим. Планируем 90 маршрутов в день в среднем по году, около 900 точек в среднем по году тоже ежедневно, и в пике доходит до 150 маршрутов, и до 1600 точек в день. Видно: ярко выраженная неравномерность, присутствует сезонность. Как по году неравномерность идет, так и по неделе, даже в неделе есть очень значительные перекосы.
Оптимизация многомиллионных транспортных расходов: цифровые инструменты и стратегические решения
Более 10 тысяч уникальных точек в базе «Infinium». Тут как бы точного количества я не смогу сказать, потому что их может быть значительно больше. Отдел транспортной логистики состоит из 9 логистов, которые занимаются, помимо маршрутизации заказом транспорта, а также построением маршрутов и проверкой документов от перевозчиков: актов выполненных работ. Основной инструмент их работы – это TMS Logimus, которая внедрена уже около 5 лет в компании. То есть уже 5 лет мы в ней работаем, и это является основным инструментом работы логиста.
Бюджет на транспорт – статья затрат, она является второй по счету в компании после затрат на персонал и исчисляется миллионами. Ну, прямо вот даже десятками миллионов. Очень большие суммы. Поэтому основная цель, первая, это проверка эффективности использования этих денежных средств. Насколько составляется грамотно маршрут и насколько эти средства правильно расходуются. Следующий цель – это развитие собственного автопарка. Поэтому начали потихонечку развивать собственный автопарк и вот именно в самом начале этого развития нам хотелось бы, чтобы нам помогли со стороны профессионалы. И мы, в том числе, поставили задачу – помочь внедрить эти процессы, именно развитие собственного автопарка. Следующий момент – это пересмотр алгоритмов работы и плавный переход именно с наемного транспорта на комбинированную систему — свой/наемный.
Оценка эффективности работы логистов: аудит компетенций и процессов
Также одна из задач – это была оценка уровня компетенций действующих сотрудников, оценка их порядка выполнения, реально их обязанностей, и проверка действующих регламентных инструкций, насколько они эффективно исполняются и исполняются ли вообще. Ну, также много было других задач дополнительных: оптимизация маршрутов, прозрачность процессов. Об этом уже все говорили. Ну, еще одна была задача – это упрощение процесса контроля параметров для руководителя, потому что у нас не было четкой системы выстроенной и не было такой оперативности получения обратной связи по процессам. Мы это как-то все делаем через «Битрикс». У нас там свои механизмы, но они недостаточные и не очень эффективные, поэтому вот это основные причины. Теперь уже Максим скажет более подробно.
Добрый день, уважаемые коллеги! Меня зовут Комаров Максим. Я являюсь специалистом отдела консалтинга и аудита группы компаний «Infinium». Для достижения поставленных целей заказчиком нам необходимо было разбить проект на несколько этапов. Мы определили следующие этапы:
- это построение описания текущих транспортно-логистических процессов заказчика
- это анализ процесса маршрутизации
- это разработка и описание решений по оптимизации процессов
- это разработка ТЗ к автоматизации транспортно-логистических процессов
Далее мы более конкретно поговорим про каждый из этих этапов
Почему 90% успеха аудита зависит от правильного описания текущих процессов
Поговорим про первый этап. Это, простыми словами, мы описываем то, как есть у заказчика, как происходят все их процессы и отрисовываем это графически. В рамках этого этапа первое, что мы сделали, мы собрали информацию. Мы непосредственно в течение нескольких дней выезжали на предприятия заказчика в различные офисы, были во всех отделах, которые участвуют в транспортно-логистических процессах: это логистический отдел, бухгалтерия, склады, были у механиков, посетили все отделы продаж у компании «Минск Кристалл Трейд». Стоит отметить, что отделов продаж несколько, что немного усложняет их процесс. Следующим шагом мы провели анализ собранных данных и затем уже построили схему текущих транспортно-логистических процессов и описали все эти процессы. После этого мы представили описанную нами схему непосредственно руководителю управления логистики, далее были внесены какие-то корректировки в эту схему, ну и затем она была утверждена. Этот этап является очень важным, так как можно сказать, это база, на которой будут основываться все наши дальнейшие действия в рамках аудита.
Здесь хочу сказать, совет маленький для тех, кто будет проходить аудиты и подобное. Очень важно предварительно согласовывать весь этот процесс на уровне руководителя предприятия и на уровне всех задействованных отделов, которые перечислил. Почему важно? Потому что когда человек не знает, что к нему придет аудитор, ему приходится постоянно, каждый раз каждому человеку объяснять, что надо. Также это очень сильно сбивает график проведения аудита, поэтому желательно в самом начале собрать какое-то общее совещание, один раз всем донести это четко, заручиться поддержкой и начинать этот аудит.
По итогам первого этапа. Каждый этап проходит защиту. То есть первый этап закончился, ребята его проводили около двух недель примерно, ну плюс-минус, с учетом нашей специфики. Затем проводится защита, совещание. У нас оно несколько часов заняло, то есть мы вносили какие-то корректировки, обсуждали моменты, потом провели повторное совещание уже окончательно. Когда мы выяснили, что процессы все описаны правильно, согласовали, тогда они приступили к следующему этапу.
Анализ исходных данных для построения маршрутов и выявление несоответствий
Следующий этап – это анализ процесса маршрутизации, если говорить простым языком, это анализ того, как логисты строят маршруты. Первое, что мы сделали в рамках этого этапа, мы провели анализ данных, получаемых для построения маршрута, и сразу в рамках этого шага было выявлено много несоответствий. Мы о некоторых из них, о которых разрешено, расскажем. Первое, что мы обнаружили, при оформлении заявки торговый агент указывает время, в которое можно доставить продукцию на торговую точку, но в нашей программе было задано время, например, с 7 утра до 8 вечера, в то время, как торговый агент указывал, что доставку можно осуществить с 3 до 5. Также было обнаружено, что время на обслуживание каждой точки везде равно получасу, но мы с вами прекрасно понимаем, что для того, чтобы выгрузить товар, например, на АЗС может потребоваться 10-15 минут, а если выгрузку необходимо осуществлять в каком-либо гипермаркете, то уйдет более полутора часов.
Ну и также было обнаружено, что в справочнике автомобилей, например, для машины грузоподъемностью 3-4 тонны, был задан тип — «легковой автомобиль». Все это влияет на конечные результаты. То есть маршрут по времени, на самом деле, планово будет дольше, чем он был осуществлен фактически, либо в нем будет меньше точек, чем могло бы быть. Что, соответственно, влечет за собой и финансовые убытки, как мы с вами понимаем.
Определение слабых мест в текущем алгоритме построения маршрутов
Следующим шагом мы выявили слабые места в текущем алгоритме построения маршрутов. То есть мы в live-режиме наблюдали, как логисты строят маршруты, выявляли, какие ошибки они совершают при этом, либо наоборот, отмечали какие-то положительные действия. И далее уже на основе самой загруженной за год недели развоза заказчика мы разрабатывали оптимальный алгоритм маршрутизации. Какие-то процессы, которые логисты делали руками, мы автоматизировали и далее проводили тестирование предлагаемого нами алгоритма. Сами себе доказывали, что он работает и в любых форс-мажорных ситуациях он будет актуален. Ну и затем мы описывали выявленные слабые места, давали рекомендации по их устранению. Также на этом слайде можно наблюдать карту развоза по городу Минску, например, сверху это то, как логисты строили маршрут. Видно, что маршруты пересекаются во многих точках снизу, как в автоматическом режиме по предлагаемому нами алгоритму система может строить эти маршруты.
И внизу на таблице, прошу тоже обратить внимание, здесь на примере трех складов в рамках сравнения именно составления маршрутов по одному дню представлены данные небольшие. Вот по склад Калядичи видим, мы специально показали три разных примера, на одном примере видно, что количество транспортных средств сократилось на 5, с 23 до 17.
Это при том, что это был один и тот же день, просто разные алгоритмы построения. С учетом ошибок наших и с учетом исправления ошибок. На втором примере видно, что количество машин даже увеличилось на одну, но при этом сократился общий километраж, причем довольно существенно. И в целом затраты вот именно по этому дню тоже сократились. И также нельзя сказать, что все работают плохо. Есть пример, вот когда с учетом даже перестроения алгоритмов ничего особо не поменялось. Логист отработал хорошо и как бы ничего существенно не изменилось.
Оптимизация процессов формирования маршрутов
Далее перейдем к третьему этапу. Третий этап — это построение и описание схемы уже оптимизированных транспортно-логистических процессов заказчика. В рамках этого этапа мы строим схему процессов, как я уже сказал. Далее описываем все процессы, которые будут изменены и также описываем решения и продукты, которые необходимы для оптимизации транспортно-логистических процессов. Этот этап очень тесно связан со вторым, потому что во втором этапе, можно сказать, была техническая часть, на основе которой мы уже оптимизируем процессы и предлагаем схему и то, как это должно работать.
Ну опять же, это все наглядно, подробно разбирать мы тоже не будем. Визуально видно, что процесс формирования маршрутов сократился. Добавились процессы собственного транспорта с учетом предложений, которые компания внесла в итоговый документ. И в целом, хочу сказать именно по процессам. Были выявлены такие процессы, о которых даже сами сотрудники не знали. То есть где-то на стороне склада, где-то на стороне смежных подразделений именно баги, которые там происходят. Они, в конечном счете, очень сильно влияют на итоговый результат. И в финансовом выражении очень большие цифры получаются из-за именно маленьких таких ошибок.
Итоги аудита: ключевые результаты и план трансформации логистики
Можно перейти к некоторым выводам. Стоит отметить, что мы достигли в рамках этого проекта и что получил заказчик. Были определены необходимые шаги для достижения поставленных целей, было разработано техническое задание, которое включает в себя план действий по изменениям в учетной системе заказчика, описание настройки API-обмена, внедрение и настройки, которые необходимо произвести на стороне TMS. Также была составлена дорожная карта оптимизации транспортно-логистических процессов. В рамках этой карты описаны необходимые шаги для автоматизации и оптимизации процессов. Далее был предложен и разработан регламент маршрутизации, который позволяет более эффективно и быстрее осуществлять построение маршрутов. Было определено, что, так как будет новый регламент маршрутизации, будут изменены процессы формирования маршрутов. Необходимо сотрудников обучить чему-то. И был разработан план обучения сотрудников. По итогам лекций будет проведено тестирование и аттестация сотрудников будет подтверждена дипломами. Также мы внедрили в оптимизированную схему процессов систему работы с собственным автопарком. И был оптимизирован процесс маршрутизации магистральных перевозок.
«Аудита бояться не надо. Он приносит большую пользу для компании»
Я еще в конце хочу сказать пару слов по итогам аудита. Мы еще его не закончили, он у нас заканчивается, но это финальная часть. Будет проведено последнее заседание, встреча наша уже с участием высшего руководства. Будут приглашены наши начальники IT-отдела, других служб и будет произведена защита со стороны компании. Они будут презентовать все свои дорожные карты, все свои предложения. После этого, я считаю, что аудит можно будет считать законченным. В итоге, вот как на данный момент, мы видим, у нас получился четкий план действий по разным направлениям. Опять же говорю, мы не углублялись в каждый момент, но это и кабинет механика, и биржа. Четко проработан алгоритм и внесено предложение, как нам перестроиться именно в части подхода именно с учетом транспортной биржи.
Аудита бояться не надо. Аудит – это не «зло», и не «плохо». Это зачастую наоборот приносит большую пользу для компании. Бухгалтеры постоянно проводят каждый год аудиты. Чем мы хуже? Мы не хуже, нам тоже надо регулярно это все дело проводить.
Важно, чтобы этот аудит проводили компании компетентные. Почему мы с компанией «Infinium» сотрудничаем? У нас была основная задача, что компания должна быть сторонней. Сторонняя организация — это взгляд со стороны, он зачастую лучше, чем внутри, когда он «замыливается». Ты уже знаешь все свои процессы, поэтому ты не можешь так объективно на все реагировать. Плюс должна быть подтвержденная компетенция, ну и плюс лучше, чем создатели программы, никто не знает эту программу. Поэтому — «Infinium», тут выбор очевиден.
5 признаков, что вашей компании нужен логистический аудит
И хочу тоже сказать несколько слов, для каких компаний вообще проведение этого аудита будет полезно. Компании те, которые долгое время используют TMS, не обязательно TMS Logimus, это может быть любая другая система. Это будет важно для руководителей предприятий, которые хотят проверить, как реально у них обстоят дела в части логистики. Это будет важно для топ-менеджеров, которые, ну например, недавно устроились в компанию. Им сложно вливаться в процесс. Потому что все понимают, когда ты только устроился, на тебя куча наваливается всего и ты не можешь сразу все контролировать. А хочется получить объективную картину и оценку происходящих процессов. Также для руководителей, которые участвуют в других проектах с плотным графиком. Например, есть более важные проекты, которые длятся уже несколько лет и ты не можешь отвлекаться, но ты понимаешь, что есть какие-то проблемы, есть какие-то вопросы. Ну и плюс на месте ничего не стоит, все всегда развивается. И платформа Infinium. Вот мы были на прошлой встрече полгода назад, а я уже новую информацию узнаю и просто вот за полгода все конкретно поменялось. Поэтому это для тех, кто понимает, что надо развиваться, кто хочет движение вперед. У нас все, спасибо большое.
ВОПРОСЫ:
3:09:33 ВОПРОС 1. Каких результатов удалось добиться по маршрутизации: сколько было и сколько стало на 900-1500 торговых точек?
– Здравствуйте, Илья, «Мороз Продукт» компания. Спасибо большое за интересный рассказ! Вы, браво, проделали большую работу вместе с компанией «Infinium». Скажите, пожалуйста, каких результатов удалось добиться по маршрутизации, сколько было, сколько стало на 900-1500 торговых точек? Спасибо большое.
ОТВЕТ
– Смотрите, я уже сказал, у нас процесс аудита еще не закончился, то есть мы в процессе. Какой-то информации такой детальной мы не накопили еще, поэтому не могу ничего сказать, но по тем промежуточным результатам, как сказал Максим, уже очень интересный результат. Это сравнение построения маршрутов, вот то, как мы строили и как они строят с учетом изменений. Мы брали рандомно, неделю, не то, что там конкретный день. То есть мы брали специально, смотрели именно тот промежуток времени. Особо, никто про него не знал, и вот этот пример мы разбирали. По тому примеру, там до 30%. По некоторым — плюс-минус это же сокращение, в зависимости от региона. Поэтому это один только фактор. Помимо затрат, есть еще много других факторов, которые очень тоже сильно влияют. И вот аудит нам помог разобраться вот в этих моментах, в части касаемо персонала и обучения. Здесь важно тоже сказать. Я поддерживаю инициативу вообще в целом компании «Infinium» о создании каких-то курсов и дополнительного обучения для логистов, для сотрудников. Потому что образования много не бывает. У всех тут оно есть, все логисты дипломированные, но именно узкоспециализированные такие курсы, именно по использованию программы, я считаю, что это очень важно. И руководство прошу это дело не закидывать, а продолжать развивать.
Каждый хочет, чтобы у него в подчинении работали сотрудники, в которых он будет уверен. Каждый хочет понимать, что сотрудник работает правильно, и он правильно строит маршруты, и правильно тратит деньги компании. То есть здесь их инициатива и это очень-очень положительно. Плюс будет реальное подтверждение знаний сотрудника. Проверка знаний на: соответствует/не соответствует. Ничего страшного в этом нет. У человека будут дополнительные знания. И ты будешь уверен, что человек этот будет знать и правильно работать. У тебя больше времени высвободится.
Единственное, что добавил бы. В начале ответа на вопрос Евгений Анатольевич сказал, что была выбрана случайная неделя для маршрутизации, которую мы рассматривали. Случайная неделя была выбрана с той точки зрения, что они не знали, другие сотрудники компании, какую неделю мы будем смотреть. А именно для маршрутизации мы всегда запрашиваем у заказчика самую сложную, самую нагруженную неделю, где кажется, что нереально все развести. И вот в рамках этой недели мы стараемся работать, выстраивать алгоритмы. Ну, тут у нас неделя была перед майскими праздниками.
ВОПРОС 2. На этапе предпроектного обследования какие границы были определены у исследуемого процесса? Какие показатели вы определили для оценки этого процесса? И как эти показатели будут выглядеть после оптимизации этого процесса?
– Меня зовут Алексей, руководитель отдела системного анализа «Брестского мясокомбината». Я хотел бы поинтересоваться: на этапе предпроектного обследования какие границы были определены у исследуемого процесса, какие показатели вы определили для оценки этого процесса и как эти показатели будут выглядеть после оптимизации этого процесса? Спасибо.
ОТВЕТ
– Ну, наверное, ответом на вопрос будет наш второй слайд. Это показатели. К нам заказчик пришел с определенным запросом, и мы именно в рамках этого запроса работали. То есть, безусловно, основной показатель, несмотря на все более точные цели и задачи, это было увеличение экономии, как, в принципе, всегда есть, для чего система TMS и используется. Но мы ее добиваемся и, в принципе, у нас это получается. Можем рассказать еще подробнее, как у нас процесс этот происходил. Интересует сам процесс сбора информации?
ВОПРОС 3. Нет, меня интересует описанный процесс. Он включает какое начальное действие, какое конечное действие? Между ними что-то происходит, на это накладываются некоторые показатели? Допустим, эффективность использования денежных средств. Как вы измерили начальное состояние процесса и как измерили, предположили, как будет выглядеть конечное состояние этого процесса для того, чтобы оценивать, что было сделано в рамках оптимизации?
ОТВЕТ
– Ну, изначально какой начальный, какой конечный процесс в рамках вообще всего аудита. У нас начальный процесс – это поступление заявки, то, как ее собирает торговый агент, куда она дальше поступает и так далее. И конечный процесс – это финальный отчет, который формирует бухгалтерия и передает куда-то выше. А какие показатели экономии? Ну, вот, в принципе, на этом слайде были представлены пробеги, количество транспортных средств использованных, так как это были наемные транспортные средства, и у нас задача была либо уменьшить километраж, либо сократить количество маршрутов в зависимости от расчетов с каждым из перевозчиков. Ну, мы этой цели добились.
ВОПРОС 4. Вы начали тестирование транспортной биржи, верно?
– Здравствуйте, Екатерина, компания «Юркас». Вы начали тестирование транспортной биржи, верно?
ОТВЕТ
– Нет. Но планируем. Нет, у нас на самом деле… Нам показали путь, как нам можно будет со временем перейти на использование транспортной биржи. Я сказал слово «государственное», «государственное» – это не просто так, потому что у нас процесс… «Юркас» – частная компания, а у нас процесс согласования и промежуток временной, он измеряется годами. Ну, годами прямо. У нас там тендерные закупки на год рассчитаны, согласование уже вышестоящего с вышестоящим. То есть так просто не получится перейти быстро на биржу. Плюс есть ряд юридических препонов, которые мы пока еще не знаем, как обойти. Возможно, коллеги с «Infinium» нам помогут, подскажут как-то по поводу биржи, потому что я знаю, у них есть какие-то уже наработки в этом плане, но мы к этому будем стремиться. Пока у нас конкретно ничего нет. Ну, вот конкретно по бирже я вам пока не могу сказать ничего.
Если мы смотрим, как конкретно мы видим эту биржу, что мы закладываем туда, какие принципы и так далее, как она будет выглядеть с технической точки зрения, это просто очень долго можно вам рассказывать.
— Интересует реальный кейс уже от тех предприятий, которые используют транспортную биржу?
– На данный момент она еще в общий релиз не вышла. Пока у нас осуществляется тестирование.
– У нас есть уже такая предварительная договоренность. Опять же, это когда закончится аудит. Мы это все дело согласуем. Уже с руководством договорено на примере одного подразделения, одного склада. Мы регионы будем, скорее всего, тестировать. Но это будет еще в ближайшем будущем. Пока нет.
– Спасибо.
Смотрите полное видео выступления на нашем YouTube-канале!
