Кейс компании А1: Внутрикорпоративный каршеринг и робот бухгалтер. Опыт внедрения цифровых решений от Infinium
Шипко Антон — инженер-механик по транспорту компании А1
От вызова к решению: эволюция управления крупным автопарком
Компания А1 управляет собственным автопарком, который насчитывает более 150 единиц транспорта. Парк включает дизельные, бензиновые, электрические и гибридные автомобили, преимущественно легковые и грузопассажирские. Совокупный месячный пробег автопарка составляет около 300 000 километров.
Исторически компания активно использовала арендованный транспорт, но с годами перешла на развитие собственного парка как более экономически выгодного решения. Однако рост числа автомобилей привел к значительному увеличению ручного труда, особенно в части обработки первичной документации.
Проблемы, возникшие при масштабировании
С увеличением парка резко вырос объем бумажных путевых листов. Все данные требовалось вручную вносить в систему учета SAP, включая учет топлива, отметки о прохождении водительской и технической инспекций. Дополнительные сложности создавали ошибки водителей при заполнении документов, на исправление которых уходило время.
Параллельно руководство инициировало внутренний каршеринг, позволяющий сотрудникам использовать свободные автомобили для рабочих задач. Бумажный документооборот сделал невозможным оперативное бронирование транспорта в течение дня, так как сотрудники не видели актуальную занятость машин. Стало очевидно, что для автоматизации процессов необходимо специализированное программное обеспечение с удобным интерфейсом.
Критерии выбора комплексной платформы автоматизации
Были сформулированы ключевые требования к платформе:
- Автоматизация учета путевых листов.
- Создание интерфейса для бронирования и использования транспорта.
- Проведение электронных инспекций транспорта и водителей.
- Учет неисправностей и фиксация повреждений.
- Интеграция всех данных в систему SAP.
После анализа рынка исполнителем была выбрана ГК «Infinium», которая уже имела соответствующие наработки. Совместными усилиями специалистов А1 и Infinium была создана рабочая группа для решения поставленных задач.
Ключевые задачи рабочей группы:
- Разработка системы бронирования транспорта с интерфейсом.
- Реализация бесключевого доступа в автомобили для сотрудников, имеющих допуск.
- Создание общей базы неисправностей по каждому автомобилю с историей в реальном времени.
Процесс внедрения платформы Infinium и интеграция с SAP
Важным этапом стала интеграция с поставщиками топлива. В ходе пилотного тестирования на выделенных автомобилях были установлены приборы мониторинга. После достижения стабильной и корректной работы системы началась масштабная работа по интеграции первичных электронных данных в SAP, которую успешно провели совместно с разработчиками системы.
Внедрённые инструменты контроля:
- Контроль показаний одометра, уровня топлива и заряда (для электромобилей). Позволяет точно списывать топливо и избегать проблем в отчетные периоды.
- Контроль незарегистрированных поездок. Гарантирует, что каждая поездка попадает в систему.
- Контроль злоупотреблений бронированиями. Повышает эффективность использования каршерингового транспорта.
- Контроль неисправностей по всему автопарку в реальном времени. Позволяет оперативно реагировать на проблемы.
- Контроль остатка пробега до ТО, учет шин, АКБ и сроков действия документов.
Достигнутые результаты сотрудничества
В результате внедрения системы компания А1 достигла значительных улучшений:
- Полная цифровизация приема-передачи автомобиля. Водитель проводит ежедневный осмотр через электронную инспекцию в приложении.
- Внедрение системы бронирования с оповещением (SMS, бипер в автомобиле).
- Автоматизация учета неисправностей. Водители могут оставлять комментарии и прикреплять фото повреждений до, во время или после поездки.
- Полный переход от бумажных к электронным путевым листам с фиксацией допусков.
- Автоматизация списания топлива и расчета по нормам.
- Существенное снижение трудозатрат на обработку первичной документации и транспортной отчетности.
Планы на будущее
Компания планирует внедрить систему OptiDriving от Infinium для повышения культуры вождения, что приведет к дополнительной экономии топлива и снижению износа автомобилей.
ВОПРОСЫ:
ВОПРОС 1:
— Романейко Виталий, «REMONDIS». Сколько заняло внедрение и как отреагировали водители?
ОТВЕТ:
— От идеи до полной реализации прошло около полугода, включая тесты и интеграцию с SAP. Для водителей переход был бесшовным и даже упростил их работу: исчезла необходимость заполнять бумажные путевые листы, минимизировались ошибки. Все, что требуется — принять и сдать автомобиль через приложение.
ВОПРОС 2:
— Алеся Игнатюк, «Чистый берег». Какую экономию дал переход к каршерингу?
ОТВЕТ:
— Мы используем и персональный транспорт, и каршеринг параллельно. Сравнивая с арендой, экономия значительна, поскольку содержание собственного парка в любом случае дешевле.
ВОПРОС 3:
— Владислав, «МАМОНТ.бай». Как работает контроль незарегистрированных поездок и какая за них ответственность?
ОТВЕТ:
— Если водитель начал поездку, не приняв автомобиль в системе, ответственный сотрудник получает оповещение (SMS, email, Telegram). Ситуация оперативно разбирается, к водителю применяются санкции. За год количество таких случаев сократилось в разы — с 10-20 до 1-2 в день.
Правовые аспекты и технические детали от Infinium
Николай Черняк — руководитель отдела разработки и развития продуктов ГК Infinium
Интеграция с SAP: как транспортные компании могут списывать топливо в один клик
Речь идет об интеграции с SAP, упомянутой ранее в общих чертах. Особенность этой интеграции в том, что она позволяет полностью автоматически формировать все документы для списания топлива буквально одним нажатием кнопки. Процесс не требует ручных манипуляций, корректировок или подгонки норм.
Перед детализацией механизма работы были проанализированы методы списания топлива в транспортной отрасли.
Почему списание по нормам неэффективно в долгосрочной перспективе
Первый и самый распространенный вариант — списание топлива по утвержденным нормам. Задаются усредненные нормы расхода, при необходимости добавляются надбавки. По ним рассчитывается и списывается топливо.
Преимущества: метод отличается простотой подсчета, не требует установки датчиков или сложного контроля.
Недостатки: подход не учитывает индивидуальные особенности вождения, что лишает водителей мотивации к экономии. Главный минус — нормативный расход практически никогда не совпадает с реальным, будучи либо больше, либо меньше. В результате бухгалтерии постоянно приходится вручную вносить корректировки, чтобы данные в ведомостях не выходили за рамки логики (например, не превышали объем бака) и соответствовали фактическим объемам заправок.
Умная автоматизация для списания по факту
Второй вариант — списание топлива по факту его расходования. Несмотря на кажущуюся простоту, этот подход сопряжен с техническими трудностями.
Во-первых, списание по факту не должно превышать установленную норму, а значит, нормирование все равно необходимо.
Во-вторых, для расчета требуются точные данные об уровне топлива на начало и конец каждой поездки. Однако показания, считываемые с CAN-шины или ДУТ, всегда имеют погрешность. Кроме того, уровень топлива может меняться из-за температурных колебаний — например, остывая за ночь, топливо уменьшается в объеме. Эта нестабильность данных является серьезным препятствием для полной автоматизации.
Преимущества подхода: компания списывает адекватные, реальные расходы, исключая уравнительный принцип. При должном уровне цифровизации весь процесс можно свести к одному клику. Кроме того, этот метод считается законодательно более корректным.
Эксперты Infinium подробно разбирают, как реализовать списание по факту полностью автоматически, не прибегая к путевым листам. Отметим, что обязательность их использования была отменена еще в 2018 году.
Три цели путевого листа и их цифровые альтернативы
Исторически путевой лист выполнял три задачи. Сегодня для каждой из них существуют более эффективные цифровые решения.
Регистрация поездки. Связь автомобиля с водителем и временным интервалом.
Решение: Использование мобильного приложения для автоматической фиксации рейсов, например, BTS Driver.
Фиксация показаний. Внесение водителем данных об одометре и заправках.
Решение: Подключение техники к CAN-шине для автоматического сбора данных. Интеграция с сетями АЗС через API позволяет автоматически получать информацию о заправках.
Подтверждение допуска. Отметки механика и медика о предрейсовом контроле.
Решение: Ведение электронных журналов допусков. Этот момент требует отдельного внимания.
Не путевой лист, а журнал допуска: что на самом деле проверяет инспекция
Согласно информации, полученной от представителей транспортной инспекции, ситуация выглядит следующим образом. Процедура предрейсового осмотра механиком и медицинского контроля остается обязательной, и ее результаты должны фиксироваться. Однако бумажные путевые листы не вызывают доверия у инспекторов на дороге, поскольку с 2018 года для них не существует унифицированной законодательной формы.
При проверке инспектор может запросить не путевой лист, а журналы допусков водителя и транспортного средства к работе. При этом инспекторы лояльно относятся к электронным форматам таких журналов, при условии, что в них содержатся все необходимые данные, контакты ответственных лиц и фиксация фактов осмотра. Глубокой проверке эти журналы обычно подвергаются только в рамках расследования серьезных ДТП.
Как сформировать ведомость в один клик: формула автоматизации
Для достижения полной автоматизации — формирования ведомости в один клик необходима комбинация трех элементов: мобильное приложение BTS Driver для автоматической регистрации поездок; CAN-шина или ДУТ для автоматического сбора данных о пробеге и уровне топлива; специальный алгоритм для автоматического формирования итоговой ведомости
Принцип работы алгоритма: система фиксирует точный уровень топлива на начало и конец отчетного периода (например, месяца). Далее сложный алгоритм математически нивелирует неизбежные погрешности и суточные колебания данных между поездками. В результате формируется корректная ведомость, готовая к автоматической проводке в SAP. Этот подход позволяет транспортным компаниям перейти на полностью автоматизированный, экономически обоснованный и законодательно корректный учет топлива.
ВОПРОСЫ:
ВОПРОС 1:
— Какой документ является основанием для законного списания топлива? Должна ли это быть ведомость?
ОТВЕТ:
— Совершенно верно. Для списания топлива с любым законным основанием необходим первичный учетный документ. В современных цифровых системах, как правило, это автоматически формируемая ведомость расхода топлива. Ключевой момент — этот конкретный документ (его форма и реквизиты) должен быть утвержден в учетной политике вашей компании. Это обязательное требование для налогового и управленческого учета.
ВОПРОС 2:
— Как система определяет остатки топлива в баке и справляется с погрешностями датчиков? Особенно для легкового каршерингового транспорта.
ОТВЕТ:
— Да, в каршеринге в основном используются легковые автомобили. Для них, как и для грузовиков, остаток определяется по датчику уровня топлива (ДУТ). Погрешности неизбежны (наклон автомобиля, температура топлива), поэтому простого считывания «утро/вечер» недостаточно. Для создания точной и «бесшовной» ведомости, где конец одной поездки идеально совпадает с началом следующей, применяется специальный алгоритм нормирования. Он «сглаживает» погрешности датчика, обеспечивая корректный расчет расхода при условии штатной эксплуатации без нарушений.
ВОПРОС 3:
— Наталья, «Forward Motors». Учитывает ли система поправки на температурный режим для грузового транспорта, особенно при частых ночных выездах?
ОТВЕТ:
— Да, учет происходит полностью автоматически и в реальном времени. Система интегрирована с сетью дорожных метеостанций (например, «Белдорцентр»), которые передают данные о температуре и влажности каждую минуту. В момент выезда автомобиля система берет актуальную температуру с ближайшей станции и, если она ниже нуля, автоматически добавляет установленную надбавку к норме расхода для каждой конкретной поездки.
ВОПРОС 4:
— Наталья, «Forward Motors». Можно ли учесть фактическую загрузку автомобиля (тоннаж) для расчета нормы расхода?
ОТВЕТ:
— Да, это возможно при интеграции системы управления топливом с логистической системой компании. Если данные о весе груза загружены в логистику, их можно автоматически подтягивать для расчета индивидуальной нормы расхода с надбавкой на перевозку груза. Это позволяет максимально точно рассчитать нормативный расход и сравнивать его с фактическим.
ВОПРОС 5:
— Что происходит в системе при перерасходе топлива? Есть ли материальная ответственность водителя или поощрение за экономию?
ОТВЕТ:
— Система фиксирует перерасход и выделяет его в отчетной ведомости (например, в отдельном столбце «списание за счет прибыли»), что сигнализирует о возможных проблемах (слив, неисправность). Ведомость (в Excel или в 1С) является основанием для дальнейших действий компании. Вопросы материального стимулирования водителей за экономию или взыскания за перерасход определяются внутренними регламентами компании и решаются на основании данных, которые система предоставляет.
ВОПРОС 6:
— Владимир, компания «АвтоСпейс». Чем можно заменить бумажный путевой лист для подтверждения факта и условий поездки перед страховой компанией при ДТП?
ОТВЕТ:
— С 2018 года путевой лист утратил обязательную силу по транспортному законодательству. Его заменяют журналы учета. Однако для страховых случаев ключевым является документ, подтверждающий факт, время и обстоятельства поездки. Таким документом может быть ведомость учета поездок (тот самый документ из учетной политики), которая содержит все данные: автомобиль, водитель, маршрут, время, а также отметки о прохождении предрейсового медосмотра и технического осмотра. Именно этот легитимный первичный документ следует предоставлять страховой компании. Требование именно путевого листа — это часто пережиток прошлого, и его можно оспорить, ссылаясь на действующее законодательство.
ВОПРОС 7:
— Как в цифровой системе обеспечивается контроль за прохождением водителем обязательных предрейсовых осмотров (медицинского и технического)?
ОТВЕТ:
— В системе реализованы отдельные рабочие кабинеты для медработника и механика. Они ставят электронные отметки о допуске. Далее, чтобы зарегистрировать поездку в мобильном приложении водителя, система проверяет наличие этих допусков. Если отметок нет, поездка не будет зарегистрирована, а ответственные лица получат уведомления. Для крайних случаев существуют дополнительные технические решения (например, звуковые сигнализаторы в кабине), которые активируются, если водитель сел за руль без прохождения осмотра.
